Für Jugendliche beginnt mit dem Start ihrer Ausbildung ein neuer Lebensabschnitt. Entsprechend unsicher sind sie. Deshalb sollten Betriebe für eine gute Ankunft ihrer neuen Mitarbeiter sorgen. Sonst fragen diese sich gleich am ersten Arbeitstag: Wo bin ich hier gelandet?

Mit Grauen erinnert sich Maik Schadel an den ersten Tag seiner Ausbildung zum Bürokaufmann. Wie gewünscht klopfte der damals 17-Jährige morgens Punkt 8.30 Uhr an die Tür zum Sekretariat des Inhabers einer Baustoffhandlung. Doch als er der Sekretärin sagte, wer er sei und was er wolle, antwortete diese: „Der Chef ist nicht da. Er hat einen Termin außer Haus.“ Dann bat sie Schadel, auf einem Stuhl im Flur Platz zu nehmen.

Nach zwei Stunden rauschte endlich der Chef herein. Für mehr als einen Händedruck hatte er keine Zeit. „Kümmern Sie sich um den jungen Mann“, sagte er zur Sekretärin. Dann war er wieder verschwunden. „Bis mein Chef endlich mal Zeit hatte, verging eine Woche“, erzählt Schadel. Motivierend wirkte das auf den angehenden Bürokaufmann nicht.

Das Ankommen erleichtern

So unstrukturiert verlaufen die ersten Arbeitstage von frischgebackenen Azubis oft – speziell in Kleinbetrieben. „Häufig sind sie auf die Ankunft der neuen Mitarbeiter nicht vorbereitet“, berichtet Alexander Walz von der Personalberatung Conciliat, Stuttgart. „Mal sollen die Berufseinsteiger gleich wie ‚alte Hasen’ mitarbeiten.“ Das überfordert viele. „Und mal stehen sie nutzlos in der Ecke.“ Das erzeugt bei ihnen das Gefühl: Ich werde nicht gebraucht.

Meist steckt dahinter „keine böse Absicht“, betont Walz. „Die Verantwortlichen versetzen sich nur zu wenig in die Lage der jungen Leute.“ Für diese beginnt ein neuer Lebensabschnitt. Entsprechend angespannt sind sie. Hunderte von Gedanken rasen ihnen durch den Kopf: Wie sind meine künftigen Kollegen? Werde ich akzeptiert? Kann ich die Aufgaben erfüllen? „Deshalb ist es wichtig, den jungen Leuten eine gute Ankunft zu ermöglichen“ – auch aus betriebswirtschaftlichen Erwägungen. „Denn vom ersten Eindruck hängt stark ab, wie sehr sie sich mit ihrem Job und Arbeitgeber identifizieren.“

Auch interessant:  Know-how-Verluste bei Stellenwechseln vermeiden

Die Neulinge einführen

Das haben die meisten Großunternehmen erkannt. Deshalb gibt es dort meist Einführungsprogramme – zum Beispiel bei der Bausparkasse Schwäbisch Hall. Dort dauert die Einführungsphase für die jährlich rund 100 Auszubildenden zwei Wochen. Zunächst werden die Azubis vom Personalvorstand begrüßt. Danach folgen drei Tage, die primär dem Kennenlernen des Unternehmens und der allgemeinen Information dienen. Anschließend nehmen die Azubis an einem zweitägigen Outdoortraining teil. „Auch damit sie sich wechselseitig kennenlernen“, wie Ausbildungsleiterin Marion Matter betont. „Denn das fördert die Identifikation mit dem Unternehmen.“

In der zweiten Woche werden die Azubis in die Software-Programme eingeführt. Auch ein Telefontraining steht im Programm. Und ebenfalls ein fester Baustein der Einführung ist ein halbtägiger Benimm-Kurs. In ihm geht es, so Matter, „auch um scheinbar banale Dinge: Wie kleide ich mich angemessen? Was mache ich, wenn ich etwas brauche? Wie und wann grüße ich Kollegen?“ Lauter Kleinigkeiten, die für berufserfahrene Mitarbeiter weitgehend selbstverständlich sind. Berufseinsteiger wissen aber oft noch nicht, welche Verhaltensregeln in den Betrieben gelten. Also sollte man es ihnen sagen.

Die Erwartungen erläutern

So aufwändige Einführungsprogramme können sich kleinere Unternehmen meist nicht leisten. Das ist auch nicht nötig. Trotzdem sollten auch ihre Personalverantwortlichen überlegen, was es zu tun gilt, damit sich die jungen Leute nicht schon am ersten Tag frustriert fragen: Wo bin ich hier gelandet?

Selbstverständlich sollte die Begrüßung durch den Chef sein; außerdem, dass er oder ein Stellvertreter sich mindestens zwei, drei Stunden Zeit nimmt, den Azubi in den Betrieb einzuführen. Er sollte ihm das Unternehmen zeigen und die wichtigsten Abläufe erläutern – und den Azubi den für ihn wichtigsten Personen vorstellen. Auch ganz praktische Dinge gilt es zu besprechen. Zum Beispiel: Ist es üblich, dass Neue einen Einstand geben? Wie sind die Pausen geregelt?

Auch interessant:  Auf die richtige Einstellung kommt es an

Mit mehr Infos sollten Betriebe die Azubis am ersten Tag nicht belasten. Sinnvoller ist es, für den Folgetag ein weiteres Gespräch zu vereinbaren. Dann kann der Verlauf der Ausbildung erklärt werden und was das Unternehmen vom Azubi erwartet – „auch bezüglich seines Arbeitsverhaltens und im Umgang mit Kollegen und Kunden.“ Letzteres geschieht oft nicht, kritisiert die Führungskräftetrainerin Julia Voss aus Hamburg. Die Folge: Die jungen Kollegen tappen ungewollt in Fettnäpfchen.

Die wichtigsten Infos schriftlich geben

Klar ist: Die Neuen können sich nicht alles merken, was in den ersten Tagen auf sie einprasselt. Deshalb empfiehlt Voss Betrieben, die wichtigsten Dinge in einem Handbuch zu notieren. Darin kann zum Beispiel stehen: Wie werden Unterlagen archiviert? Worauf ist beim Schreiben von Mails zu achten? Wie und wann ist Urlaub zu beantragen? So ein Handbuch erspart Zeit. Denn die Azubis müssen seltener bei Kollegen nachfragen. Hilfreich ist auch ein Plan, wer wann den Auszubildenden solche Dinge wie die wichtigsten PC-Programme erklärt. Dies stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Zudem werden die Infos in verdaubaren Häppchen serviert.
Stefanie Schmahl

Zur Autorin: Stefanie Schmahl arbeitet u.a. als Print- und Online-Journalistin für das Redaktions- und PR-Büro Die PRofilBerater, Darmstadt (www.die-profilberater.de).